A számviteli funkciók outsourcingja

A globális recesszió ellené­re az outsourcing1 piaca 2012-ig folyamatosan bő­vült, amikor is az iparág mérete már elérte a 99 milliárd USA-dollárt. Tavaly viszont meg­szakadt ez a tendencia, és 82,9 milliárd dollárra redukálódott az ebből származó bevétel, de a pénzügy-számvitel területén töretlen maradt a kiszervezés iránti elkö­telezettség.

Általában olyan tevékenység kiszerve­zése javasolt, ami napi gyakoriságú, mi­vel ha egy ritkán előforduló tevékenységet szerveznénk ki, akkor annak a kiszervezé­se nem lenne elég költséghatékony. Ezen­kívül olyan tevékenységet célszerű kiszer­vezni, amely a piacon jelen lévőktől nem tér el jelentősen, mivel ha túl egyedi tevé­kenységet bíznánk rá a külső szolgáltató­ra, akkor félő, hogy a hosszú távú verseny­előnyünket nem tudnánk megőrizni. Ha egy szervezet azon részét szervezzük ki, amely a piacon jelen lévőkkel tökéletesen megegyezik, akkor biztosan nem áll fenn annak a veszélye, hogy a vállalatunk érté­ke egészében csökkenne. Az outsourcing megtörténhet országhatáron belül, illet­ve külföldi leányvállalatokhoz rendelve. Szolgáltatási szintek alapján beszélhetünk információs technológia, üzleti és straté­giai folyamatok kiszervezéséről (Strategic Process Outsourcing, SPO).

A számviteli szolgáltatások tekintetében általában mindkét feltétel fennáll. A szám­viteli szolgáltatások kiszervezése az 1980- as években kezdődött el, és elsősorban költségcsökkentési célok motiválták.

A kiszervezés előnyeit, hasznát a kö­vetkezőkben lehet összefoglalni: költség­megtakarítás, nagyobb rugalmasság, ma­gasabb és mérhetőbb kiszolgálási szint, a fő tevékenységre koncentrálás, hiányzó képességek, technológia biztosítása, fix költségek változóvá tétele, eszköz- és lét­számlekötés csökkentése, valamint a vál­lalati kultúra fejlődése. A vállalati kultúra fejlesztését a szervezetek általában addig nem helyezik előtérbe, amíg a költség­csökkentés vagy a nagyobb rugalmasság funkciója nem teljesül. A kiszervezésnek természetesen lehetnek veszélyei, kocká­zatai is, amelyek effektív kárt is okozhat­nak a kiszervezőnek, ha nem megfelelő szerződést köt. Előfordulhat, hogy a szol­gáltató alulteljesít, elveszti a megbízó a flexibilitását, a folyamatok feletti kontrollt, a belső tudást, gyengülhet a tárgyalópo­zíciója, adódhatnak irányítási problémák, személyes konfliktusok a belső informá­ciók, értékek kiszivárgásával kapcsola­tosan, felmerülhetnek rejtett, pótlólagos költségek. A sok negatív tapasztalat miatt a „visszaszervezésnek” is nagy piaca van.

A leghatékonyabban a következő nagy tranzakciószámban előforduló számviteli funkciók szervezhetők ki: szállítók és ve­vők könyvelése, utazás- és költségelszá­molás, banki könyvelés és kipontozás, számviteli rendszerek felállítása, számvi­tel IT-támogatása, tárgyi eszközök és kész­letek könyvelése. A következő számviteli területek viszont a vállalaton belül haté­konyabbak: kontrolling, számviteli terve­zések és előrejelzések, likviditásmenedzs­ment, adózás, főkönyvelői tevékenységek.

Öt számviteli terület magasan kiemelke­dik a szolgáltatóközpontok portfóliójából: a szállítói számlák kezelése, a főkönyvi könyvelés, a számviteli beszámolás, a ve­vői számlák kezelése és az eszközkezelés. A főkönyvi könyveléshez főleg a speciáli­sabb gazdasági események tartoznak, így itt nagy számviteli háttértudás és jelentős gyakorlati tapasztalat szükséges. A beszá­moló elkészítése eseti jellegű, és a jelle­géből adódóan egy üzleti évben egyszer történik meg. A beszámoló elkészítése relatíve elég mechanikus, ugyanakkor a vállalatok a lehető legkevesebb releváns információt adják ki magukról. Ha kiszer­vezésre kerül ez a tevékenység, akkor pél­dául hosszas egyeztetés szükséges ahhoz, hogy a vállalat számára a legmegfelelőbb kiegészítő melléklet összeálljon. A bér­számfejtés alulreprezentálásának oka le­het, hogy a vállalaton belül a fizetések a legbizalmasabb információk, a vállalatok a mai napig kényes területként kezelik, amit nem szeretnének kiadni a kezeik közül.

LÁBJEGYZETEK:

1. Az outsourcing angolszász eredetű szó, amelynek eredeti formája az „Outside Resource Using”: külső erőforrás használata.

A tanulmány teljes terjedelmében elérhető - a szerző által leadott formában - az alábbi linken:

Seres_Gergo_A_szamviteli_funkciok_outsourcingja.pdf