A robot megoldja

Ha digitális átállást vagy robottechnoló­giát említünk, sokaknak még mindig egy jövőbeli kép, vagy még inkább az autó­gyártás, a nehézipar jut eszébe. Pedig az automatizáció ma már a gazdaság szinte valamennyi területén jelen van, és egyre jobban terjed. Nem véletlenül. Manapság egy versenyképes vállalat számára elkerül­hetetlen a jól tervezett és strukturált auto­matizálási fejlesztések elindítása. Fontos ez több szempontból: a termékfejlesztés, a költséghatékony működés, de a szerve­zetfejlesztés, sőt, a munkaerő-toborzás és -megtartás miatt is. Specifikusan számsze­rűsíthető is a várt eredmény: a számviteli és az adminisztratív feladatok esetében is komoly előnyöket eredményez az auto­matizálás. Akár 50 százalékos megtakarí­tást is elérhetnek ezzel a vállalatok.

A munkaerőpiacra újonnan belépő Y és Z generációval felerősödik az a trend, hogy a munkavállaló már nemcsak ver­senyképes kompenzációt vár el a mun­káltatójától, hanem kreatív, kihívást jelen­tő és változatos feladatokat is. Valamint azt is, hogy a munkakörében lehetősége legyen az önmegvalósításra.

„A munkavállalókat már most is azok a vállalatok tudják nagyobb hatékony­sággal megtartani, akik automatizál­ták a repetitív, az ilyen típusú fejlesztés­re alkalmas feladatokat. Ezek köre egyre szélesebb, lehet szó például a könyvek zárásával kapcsolatos analitikáról ugyan­úgy, mint a panaszos e-mailek értékelé­séről és továbbításáról. Ha szoftverek végzik el ezeket a munkafázisokat, akkor a munkatársak nagyobb szellemi kihívást jelentő feladatokon tudnak dolgozni. Ez nemcsak a lojalitásukat erősíti, de a válla­lat számára is nagyobb értéket tud terem­teni” – érvel Kónya Zsolt, az EY pénz­ügyi és számviteli szolgáltatásokért fele­lős associate partnere.

Adatok, precizitás, versenyképesség

Az automatizálás bevezetése a folyamato­san növekvő hatalmas adatmennyiség mi­att is elengedhetetlen. Kézenfekvő, hogy olyan megoldást alkalmazzanak a vállala­tok, amely a nap 24 órájában „dolgozik”, és amely még egy többféle alaprendszer­ből összeállított – sokszor elavult progra­mokra épülő – vállalati folyamat esetében is pillanatok alatt megszerzi és feldolgoz­za az adatot. Ezzel az irammal még akkor is nehéz lenne lépést tartani, ha három műszakban alkalmazna az adott cég ad­minisztrátorokat.

Vannak olyan szektorok, ahol az egy­re szigorodó felügyeleti követelmények miatt a munkaerő megtartásánál is fonto­sabb szempont a pontosság. Egy szoftver mindig sokkal kevesebbet hibázik, mint az ember. A munkafázisok naplózása pe­dig nem igényel külön beavatkozást. Így a vállalat védettebb lesz a hibákkal és az abból származó költségekkel szemben.

Ha egy vállalat a digitalizációs fejlesz­téseknek köszönhetően kevesebb ember­rel gyorsabban végez az adminisztrációs teendőkkel, mint versenytársai, az jelen­tős piaci előnyre tehet szert. A pontos üz­leti mutatók ismeretében a menedzsment ugyanis sokkal jobban célzott döntéseket hozhat. Ha a vezetők időben látják pél­dául, hogy bizonyos termékek a vártnál sokkal kevésbé keresettek, akkor még az­előtt visszafoghatják a termelést, hogy el­adhatatlan készletek halmozódnának fel. Az automatizálást szintén jól lehet hasz­nálni az ellátási lánc megszervezésénél, de ugyanígy hasznát vehetik a karban­tartás megtervezésénél és az energiame­nedzsmentben is.

Költségcsökkentés, költségcsökkentés, költségcsökkentés

Persze ne legyenek illúzióink afelől, hogy az esetek döntő többségében a legfon­tosabb motiváció a kiadások lefaragása, a hatékonyság növelése. „A jól vezetett vállalatoknál mára elfogytak a költség­csökkentés klasszikus eszközei. A válság időszakával ellentétben a vezetők nem te­hetik meg, hogy még egy évig nem emel­nek fizetést. Már arra sincs tér, hogy az üzleti volumen visszaesése nélkül embe­reket bocsássanak el. A jó, nyereséges cé­gek már túl vannak ezeken a lépéseken nemcsak a pénzügyi, hanem lényegében az összes szektorban” – véli Kónya Zsolt. A béreket az erős verseny miatt muszáj emelni, az automatizálás ilyen körülmé­nyek között kézenfekvő költségcsökken­tési lehetőség.

Minél magasabb egy országban a bér­színvonal, annál inkább igaz ez az össze­függés. Hasonló folyamat zajlik le, mint amikor az Egyesült Államokból és Nyu­gat-Európából a vállalatok feladatok töme­gét szervezték ki olyan országokban mű­ködő szolgáltató központokba, ahol jóval kevesebb költséget jelent a foglalkoztatás. Csak most nem emberek, hanem szoftve­rek veszik át a munkát, így nincs szükség a költöztetésre – mondja Komjáthy Csaba, az EY informatikai tanácsadási associate partnere. További előny, hogy így nem kell megküzdeni az időeltolódással és a nyelvi problémákkal.

Jelentős eltérések

Az elérhető megtakarítás nagyságát ter­mészetesen sok minden befolyásolja. Ez­zel kapcsolatban irányadók lehetnek az EY robotic process automation (robottal végzett folyamatautomatizálás, a továb­biakban RPA) névre keresztelt szoftveré­vel kapcsolatos tapasztalatok. Egy globá­lis banknál sűrűn ismétlődő feladatoknál 50–70 százalékos megtakarítást értek el a segítségével. Harmadával kevesebbe került így a munkavégzés, mintha kül­földi szolgáltató központokban végezték volna ugyanezt, a cégközpont költség­szintjéhez képest pedig tízszeres volt a különbség. Kónya Zsolt szerint az akár 50 százalékos megtakarítás általánosnak mondható, de ez rengeteg dologtól függ, az adott ország bérszínvonalától kezdve a vállalat méretéig. Hatékonyságnöveke­désre példa, hogy az RPA bevezetésével egy nemzetközi biztosítótársaság eseté­ben egy riport elkészítésének átlagide­je 90-ről 12 perce csökkent, miközben megszűntek a félregépelésekből és a for­mátumok közötti eltérésekből származó problémák.

A gyorsítás mértéke ebben az esetben is függ a körülményektől, például a ki­induló állapottól. Automatizáló szoftver használata nélkül is van olyan vállalat ide­haza, amely öt emberrel elvégzi az éves zárását öt nap alatt, és olyan is, amelynél 30 alkalmazott 30 napon keresztül zár. Ez attól függ, hogy hány rendszerből mi­lyen képzett emberekkel milyen folyama­tok mentén kell a szükséges információ­kat összeszedni. Az előbbi cégnél nyilván sokkal kisebb a gyorsítási lehetőség, mert automatizálás nélkül is magas fokon szer­vezettek a folyamatok. Az utóbbinál pe­dig nagyon nagy a manuális munkavég­zés aránya. Egészen biztos, hogy a meg­felelő szoftverekkel itt is el lehet érni az „öt nap alatt öt emberrel” szintet, sőt akár annál jobbat is.

A siker feltételei

A robotizálás nagy előnye, hogy a szoft­vereket fel lehet használni a már meglévő informatikai rendszereknél, nincs szükség külön fejlesztésre, integrációra. Ez nem­csak a költségek miatt lényeges, hanem azért is, mert sok iparágban egyébként jellemzően a már elavult alapinfrastruk­túra lecserélése gyakran két-három évig tart. Ráadásul az ilyen nagy projektek kö­zel fele egész egyszerűen elbukik – említ egy meglepő statisztikát Komjáthy Csaba. Érthető tehát, hogy csak az automatizá­lás miatt senki sem szeretne belevágni egy ilyen kockázatos kalandba, még ak­kor sem, ha az új alaprendszer önmagá­ban el tudná végezni azoknak a felada­toknak a jó részét, ami ellenkező esetben a célszoftverek dolga. Az utóbbiak mű­ködésbe állítása nemcsak egyszerűbb és olcsóbb, hanem gyorsabb is, jellemzően néhány hónapos feladatot jelent. Ennyi időre azért van szükség, mert nem pusz­tán arról van szó, hogy egy munkamenet­ből kivesznek egy vagy több embert és szoftvert állítanak a helyére. Teljesen újra­gondolják a meglévő, sokszor régi, rossz hatékonyságú folyamatot: hogyan lehet az egészet másféleképpen végezni, és egyes csomópontokba emberek helyett robotokat állítani. Mivel ez általában egy­szeri költséget jelent, a megtérülés gyors: az EY tapasztalatai szerint 4–12 hónap kell hozzá.

Külső nézőpont

Komjáthy Csaba szerint több oka is lehet annak, hogy vállalaton belül időnként mi­ért nem látják azokat a változtatási lehe­tőségeket, amelyek egy külső szakértőnek hamar feltűnnek. Van példa arra, hogy nem megfelelő az együttműködés a kü­lönböző szakmai területek között, ezért jobban hajlandók elfogadni a megállapítá­sokat, ha azt egy külső fél írja le. Emellett előfordulnak olyan IT-rendszeri függősé­gek, amelyek kizárnak bizonyos lehető­ségeket, máskor pedig annyi szervezeti egység érintett, hogy túl sok jóváhagyás kell. Mindennek ellenére, ha megvan a diagnózis és az elszántság, akkor változ­tatni már viszonylag egyszerű.

A szoftver kiválasztását érdemes ala­posan átgondolni, mert jelenleg globális léptékben sokszereplős a piac. A versen­gő vállalatok között vannak nem túl erős likviditásúak is, amelyeket már egy kisebb gazdasági megingás – vagy egyszerűen a természetes piaci szelekció – is eltüntethet a színről. Ez pedig kellemetlenül érintheti az ügyfeleket, akik terméktámogatás nél­kül maradhatnak. Ugyan „dobozos” szoft­verekről beszélünk – mivel a fejlesztő cé­gek keretrendszert biztosítanak –, de azt be is kell tanítani, programozni.

A technológia határai

Hogy ezek milyen összetettek lehetnek, az a szoftver tudásszintjétől függ. Ma már ott tart a technológia, hogy a robotokon belül is meg lehet különböztetni a csak betanított jellegű feladatokra alkalmasa­kat azoktól, amelyek képesek valamilyen szinten döntéseket hozni. Persze a mester­séges intelligenciától még az utóbbiak is igen messze állnak, de már bizonyos logi­ka, szabályrendszer-alapú döntési mecha­nizmus követésére képesek. Ez utóbbiak jobban boldogulnak például a papíralapú, strukturálatlan adatokkal, de ilyen esetek­ben azért érdemes emberi kontrollponto­kat beépíteni a folyamatba. Legalábbis ad­dig, amíg már biztosra vehető, hogy hiba nélkül boldogul bonyolultabb adattípus feldolgozásával az algoritmus.

A zárási folyamat egyébként azért kü­lönösen alkalmas az automatizálás szem­pontjából, mert nagyon erős a sorrendi­ség, így be lehet programozni, hogy me­lyik lépésnek mi után kell következnie. A keretrendszer nem engedi, hogy az al­goritmus ettől eltérjen. „Ezen a téren nincs különbség ember és szoftver munkavég­zése között. Ha eddig a munkatárs vala­mit lekérdezett, majd átmásolta egy másik rendszerbe, aztán küldött róla egy levelet, akkor a robot pontosan ugyanígy csinálja végig a lépéseket” – fogalmaz Kónya Zsolt.

Mindemellett továbbra is bőven vannak olyan feladatok, amelyeket – legalábbis a technológia mai szintje mellett – nem le­het vagy nem érdemes automatizálni. Komjáthy Csaba szerint például az új fel­ügyeleti szabályozásokat mindig egyedi­leg kell megvizsgálni, hogy jó válasz-e a követelményekre az automatizálás. Ez például riportok elkészítésénél lehet alkal­mas eszköz, ha a hatóságnak elküldendő jelentéshez több rendszerből kell adatokat összegyűjteni. Máskor viszont inkább a jogosultsági beállításokon kell változtatni.

Az éves beszámoló készítése során is vannak olyan lépések, amelyeknél ko­moly hasznot hajthat az automatizálás és olyanok, ahol nincs szükség rá. A be­számoló véglegesítése során ugyanis már egyedi döntésekről és kevés tranzakció­számú feladatról van szó, így a robotok­nak itt kevés szerepe lehet. Önmagában ebből is látszik, mennyire túlzók azok a jóslatok, amelyek azzal riogatnak, hogy belátható időn belül munka nélkül ma­radnak a számviteli szakemberek.