Az elmúlt években Magyarországon az e-kereskedelem aránya a teljes kiskereskedelmi forgalmon belül folyamatosan növekedett. Olyan piaci szereplők léptek be a kereskedelmi piacra, akik kizárólag az online térben értékesítenek, továbbá a hagyományos kereskedelmi cégeknél is gyakran előfordul, hogy a bolti értékesítés mellett az online értékesítési csatorna is bevezetésre kerül. Ezen cégek esetében a könyvvizsgálati folyamatok újragondolása, az értékesítési csatornával kapcsolatos üzleti folyamatokhoz történő igazítása kiemelten fontos területe a könyvvizsgálatnak.
Könyvvizsgálat tervezése, kockázatok beazonosítása
- Az online platformokon keresztül történő értékesítés miatt az árbevétel könyvelése bonyolultabb. Az időbeli elhatárolások, az online fizetési szolgáltatók és a „marketplace” modellek miatt nagyobb hangsúly van a bevételek megfelelő elszámolásán.
- Az e-kereskedelmet nagy volumenű, alacsonyabb értékű tranzakciók jellemzik, amelyek automatizált könyvelési rendszereken keresztül kerülnek rögzítésre. A könyvvizsgálat során az automatizmusok, folyamatok megfelelőségét kiemelt területnek kell tekinteni.
- A webáruházak, online fizetési rendszerek, API-k és adatbázisok központi szerepet játszanak. Az IT-kontrollok, az adatbiztonság és a csalásmegelőzési mechanizmusok vizsgálata kiemelten fontos.
- A fizetések különböző platformokon keresztül zajlanak (bankkártya, digitális pénztárcák, BNPL – „Buy Now, Pay Later”), és gyakran késleltetve érkeznek meg a cég bankszámlájára. A könyvvizsgálat során fontos a fizetési szolgáltatókkal kapcsolatos év végi egyenlegek egyeztetése, a tranzakciós díjak és egyéb levonások, megfelelő számviteli elszámolásának a vizsgálata.
- Az online vásárlásoknál a visszatérítési arány magasabb, az árbevételként elszámolt értékesítésekhez kapcsolódó, a fordulónapot követően visszaküldött termékek számviteli kezelése jelentős becslési kockázatot hordozhat magában.
- A határon átnyúló tranzakciók miatt az áfa (például EU-s OSS rendszer), vámkezelés és helyi adószabályok betartása komplex kihívás, ami a könyvvizsgálat során kockázatos terület lehet.
- Beszállítói szerződések megértése: a beszerzési feltételek és azok pénzügyi hatásainak vizsgálata, a forgalmi kedvezmények év végi elszámolása, az eladási volumenek után járó jóváírások és kedvezmények helyes könyvelése.
- Fuvarozó cégekkel történő elszámolás: A szállítási költségek helyes könyvelésének ellenőrzése.
Az online értékesítési csatornák megértése
A könyvvizsgálat időigényes és fajsúlyos területe az értékesítési (e-kereskedelem) folyamat megértése, amely magában foglalja:
- az ügyfél (vásárló) regisztrációtól kezdve a megrendelési folyamatának, a kiszállítás és a fizetési módjának feltérképezését,
- a különböző fizetési lehetőségek (bankkártyás fizetés, utánvét, átutalás) kezelését, banki összefüggéseit,
- az online értékesítési platform és a vezetői információs rendszerek, számlázási rendszerek, könyvelés kapcsolatát,
- a könyvelési automatizmusokat, például az online megrendelések automatikus könyvelésének helyességét.
A könyvvizsgálat során az értékesítési folyamat megismerése során beazonosított kontrollok megértését segítheti a megrendelési folyamat végig követése egy vásárláson keresztül és annak könyvelési, logisztikai és pénzügyi útjának ellenőrzése.
A folyamat és a kontrol környezet megértését követően a könyvvizsgálónak meg kell fontolnia, hogy a beszámoló összeállítása szempontjából releváns folyamatokba épített kontrolok hatékonyságának a tesztelését preferálja, vagy egyéb eljárásokkal kíván meggyőződni az árbevétel elszámolásának a megfelelőségéről.
Az IT környezet kontrolljai és az adatbiztonság
Az e-kereskedelmi vállalkozások informatikai rendszerei kiemelt szerepet játszanak a működésben. A könyvvizsgálat során különösen fontos:
- az IT rendszerek integritásának és megbízhatóságának ellenőrzése,
- az adatbiztonsági előírásoknak való megfelelés vizsgálata,
- a pénzügyi és könyvelési rendszerek közötti automatizált adatkapcsolatok ellenőrzése,
- a csalásmegelőző mechanizmusok (például duplikált tranzakciók kiszűrése) vizsgálata.
A könyvvizsgálat során kiemelt terület az informatikai rendszerekkel kapcsolatos kockázatok beazonosítása. Figyelembe véve ezen IT rendszerek komplexitását, a könyvvizsgálói csapaton belül a megfelelő képeséggel rendelkező kolléga vagy külső szakértő bevonása szükséges.
Összegzés
Az e-kereskedelmi cégek könyvvizsgálata komplex és sokrétű folyamat, amely megköveteli az online értékesítési modellek, az IT rendszerek és az elszámolási sajátosságok mélyreható megértését. Az audit során kiemelt figyelmet kell fordítani az értékesítési és pénzügyi folyamatokba épített kontrollok és az IT-kontrollok vizsgálatára. Míg a hagyományos kereskedelem könyvvizsgálata inkább a fizikai készletekre, a bolti tranzakciókra és a pénztárkezelésre koncentrál, addig az e-kereskedelem esetében az IT-környezet, az online fizetések, az automatizált könyvelési rendszerek és a visszáru-folyamatok vizsgálata kerül előtérbe.