Hogyan változtak a szakma kihívásai az elmúlt másfél évtizedben?

Tizenhat éve vagyok a könyvvizsgálói szakmában. Végigjártam a ranglétrát egy nemzetközi cégnél, dolgoz­tam Kanadában, és most egy kisebb auditcéget vezetek. Ez alatt az idő alatt a pénzügyi intézmények kivéte­lével szinte minden típusú gazdálkodó­egység könyvvizsgálatában részt vettem. Volt köztük autóipari termelő, kereskedő, fémipari megmunkáló, összeszerelő, élel­miszer-ipari, gyógyszeripari termelő és ke­reskedő, elektronikai, mérnöki szolgálta­tó, tanácsadó, szállodai szolgáltató cég és még sokan mások.

Az elmúlt több mint másfél évtized alatt sokat változott a szakma és a kör­nyezete, így az ügyfelek hozzáállá­sa és elvárásai is a könyvvizsgálókhoz, az információk beszerzésének és rend­szerezésének módja, a kommunikáció, a személyes jelenlét szükségessége. Ezt a néhány – számomra a legnagyobb ki­hívást jelentő – változást szeretném ezen írásomban egy-két megtörtént eseten ke­resztül illusztrálni.

Az ügyfelek hozzáállása és elvárásai

Pályám kezdetén sok időt töltöttem – asszisztensként, majd pedig helyszíni munkavezetőként – egy nagy magyar élelmiszer-ipari termelő cég könyvvizs­gálati munkáival. A 2000-es évek elején a számviteli adminisztráció még főleg emberi erőforrásokból táplálkozott. Nem volt még integrált információs rendszer, az egyes részfeladatok elvégzésére kü­lön-külön jelöltek ki dolgozókat, nagyon erős volt a folyamatba épített manuális ellenőrzés. Ennek a hierarchiának a te­tején állt a rendkívüli intelligenciájú és szakmai tudással rendelkező, autoriter típusú főkönyvelő. Emlékszem, amikor véglegesítettük a beszámoló számait, be­zárkózott a szobájába, és elkezdte írni a kiegészítő mellékletet – ceruzával, fehér papírra –, hogy aztán a titkárnő később begépelje.

Az első években az volt a szokás, hogy a könyvvizsgálónak olyan minőségű számviteli anyagokat adtak, amiben lehe­tetlen volt hibát találni, és minden esetle­ges véleményeltérést hosszas és mélyen­szántó szakmai polémia követett, ahol a főkönyvelőt csak nagyon erősen meg­alapozott érvekkel lehetett meggyőzni. Évről évre azonban ez a tendencia és nyomás gyengülni látszott: a könyvvizs­gáló talált néhány hibát, amit az ügyfél elismert és javított, majd elkezdődött egy olyan együttműködés, amikor bizonyos bonyolultabb tranzakciók előtt megkér­dezték, sőt elvárták a könyvvizsgáló vé­leményét is.

Egy idő után azonban már nem volt tartható az a minőség, amiben nem lehet hibát találni. A minőségromlás több okra is visszavezethető volt.

• Költségcsökkentés: a pénzügyi és szám­viteli osztályokat mindenhol jelentősen karcsúsítani kellett, koncentrálódtak és felhalmozódtak az elvégzendő felada­tok, így azokat már nem lehetett olyan tökéletességgel ellátni, mint azelőtt.

• A folyamatba épített ellenőrzések rend­szere is sérült. A megnövekedett felada­tok és feszítettebb munkatempó követ­keztében az ellenőrzésekre fordított idő lecsökkent.

• A vezetésnek, illetve a tulajdonosok­nak megváltozott az információigénye: elsősorban a hagyományos számviteli információk helyett a hatékonyságra, értékesítésre, termékek fedezetére vo­natkozó adatokra voltak inkább kíván­csiak. E miatt a kontrolling rendszert – a számviteli rendszer kárára – fejleszteni kellett.

• Ugyancsak az információs igények megváltozására vezethető vissza, hogy a folyamatokat is automatizálni kezd­ték. Integrált vállalatirányítási rendsze­reket vezettek be, amihez a papíralapú vagy egyszerű programozású könyve­lésben felnőtt szakemberek nehezen vagy egyáltalán nem tudtak alkalmaz­kodni.

• Egyre több bonyolult és nem rutin gaz­dasági tranzakció történt, amelyek keze­lése a számvitelvezetésnek kihívást je­lentett, mivel korábban ilyenekkel nem találkozott.

• Lényegesen felgyorsult az információ­áramlás, a határidők szűkültek, s így az egyes munkafolyamatokra fordítható idő is csökkent.

Változó módszerek

Ezen okokkal magyarázható, hogy nőtt azon hibás állítások valószínűsége és tényleges száma is, amire a könyvvizsgá­lónak reagálnia kellett. Éppen ezért szá­mos módszert meg kellett változtatni:

• nagyobb hangsúlyt kapott az egyes al­rendszerek megismerése, leírása és tesztelése;

• az egyes alrendszereken belül ellenőr­zési pontokat kell keresni, és meg kell vizsgálni, hogy hatékonyan működ­nek-e;

• tesztelni kell az egyes alrendszereket, illetve az alrendszerek és a főkönyvi kivonat közötti automatikus kapcsola­tokat;

• az adatbázisokban különböző techni­kák segítségével meg kell keresni a nem rutin ügyleteket és a jelentős értékű tranzakciókat, és ellenőrizni kell azok számviteli elszámolását;

• több időt kell fordítani a kommunikáci­óra is az egyes alrendszerek vezetőivel azért, hogy szélesebb és pontosabb ké­pet kapjon a könyvvizsgáló a társaság működéséről, illetve hogy minél több kockázatos vagy jelentős tranzakcióról értesülhessen.

A felsorolt feladatok lényegesen meg­változtatták a könyvvizsgálat jellegét, ös­szetételét, továbbá maguktól a könyvvizs­gálatban részt vevőktől is új látásmódot és munkamódszert követeltek. Az új kihí­vások között számomra az egyik legmeg­határozóbb az információk beszerzésének és rendszerezésének egyre növekvő ne­hézsége volt.

Nehézségek a könyvvizsgálati bizonyítékok beszerzése és rendszerezése során

Tizenhat évvel ezelőtt evidens volt, hogy a könyvvizsgáló a főkönyvelővel (vagy a gazdasági igazgatóval) állt elsődleges kon­taktusban, vagyis az ügyfél számára egy személyben testesült meg, tőle kapta az információkat, ő volt az, aki bizonyos spe­cifikus kérdésekben más területek vezetőihez irányította a könyvvizsgálót. A másik oldalon pedig a főkönyvelő felelősnek érezte magát azért, hogy a könyvvizsgáló által kért anyagok teljes körűen és megfe­lelő minőségben rendelkezésre álljanak.

Manapság ez a lineáris kapcsolat meg­szűnni, elavulni látszik. A főkönyvelő már nincs minden számviteli információ birto­kában. Nem látja és nem is akarja látni az egyes alrendszerekből jövő adatokat, azok hátterét, megbízhatóságát, mivel azokért nem felel, így a legtöbb esetben a könyvvizsgálónak kell az információs hálót kialakítania. A főkönyvelő már nem képes az audithoz kért információk teljes körű szolgáltatásáért felelősséget vállalni.

Ez lényegesen megnehezíti a könyv­vizsgálati folyamatokat, és megnöveli az azokra fordítandó időt, különösen azál­tal, hogy az egyes alrendszerekért felelős vezetők nem számviteli szakemberek, és nem ilyen szemmel vizsgálják, kontrollál­ják az információkat. A könyvvizsgálónak tehát egyrészt meg kell értenie az adott alrendszer működését, másrészt a veze­tő által érthető módon kell információigé­nyét kifejeznie.

További nehézséget jelent az egyes alrendszerekből összegyűjtött adatok rendszerezése, számviteli információvá transzformálása és könyvvizsgálati bi­zonyítékként történő felhasználása. Egy ideje már az auditmunka jelentős részét képezi az úgynevezett ügyféllista vagy ké­réslista státuszának folyamatos karbantar­tása. Az egyik torontói munkám során az audit lezárásához közeledve ez napi 2-3 órás elfoglaltságot jelentett egyrészt szá­momra, könyvvizsgálati oldalon, másrészt az ügyfél egy kijelölt igazgatójának is.

Reggel úgy kezdtem a napot, hogy a kollégáimmal végigmentünk a kéréslista tételein: mit kaptunk meg, mikor, kitől, mik hiányoznak még. Ezután átsétáltam az ügyfélhez, és ugyanezt végigbeszéltük (nyilván előtte ő is megtette ezt a saját kol­légáival). Átlagosan a tételek 25%-a ese­tében kiderült, hogy hiányos vagy téves információink vannak. (Például az adott kérést csak részben teljesítették, rossz e-mail címre küldték, a kollégáim össze­cserélték stb.) Millió ilyen apró félreértés volt. Mire ezeket tisztáztuk, addigra már dél lett. Másnap reggel újrakezdtük, és a lista, bár folyamatosan új tételek kerül­tek rá, egyre fogyott, zsugorodott, de arra esélyünk sem volt, hogy majd egyszer tel­jesen kiürül. Arra törekedtünk, hogy az audit lezárásához szükséges információk lekerüljenek róla.

A fenti persze csak egy extrém példa, egy óriásvállalat egyedi esete, de azt jól mutatja, hogy a kéréslista rendszeres fris­sítése és naprakészen tartása rengeteg idő­ráfordítást jelent, ugyanakkor elengedhe­tetlen ahhoz, hogy az auditot rendben le tudjuk zárni, és a munka folyamatát (töb­bek között a később viták rendezése mi­att) megfelelően dokumentáljuk. Nekem ebben sokat segített a személyes jelenlét, az ügyfél igazgatójával történő napi meg­beszélés, még akkor is, ha ez konfliktusok forrása volt.

Személyes jelenlét

Az információcsere felgyorsulásával és módjainak kiszélesedésével lehetőség nyílik arra, hogy a könyvvizsgáló mini­mális személyes kapcsolatot létesítsen az ügyféllel, vagyis nem kell kimennie a helyszínre, hanem az irodából, e-mailen és telefonon kommunikálhat. Ez egyrészt költségtakarékos, jobban nyomon követ­hető, és akár hatékony is lehet, ugyanak­kor nem szabad megfeledkeznünk a kö­vetkezőkről sem:

• az e-mailes és telefonos kommunikáció személytelenebb, emiatt gyengébb mi­nőségű információ jöhet át;

• könnyebb információkat visszatartani, vagy az információk megadásának fele­lősségét másokra áthárítani;

• az információcsere olyan mértékben za­varossá és komplexszé válhat, amiből csak veszteségek árán lehet kikeveredni.

A személyes találkozóknak, szemrevé­telezéseknek, interjúknak, folyamatok át­tekintésének ma is döntő jelentősége van, nem csak a fentiek miatt, vagyis hogy szemtől szemben egy ügyesen kérdező és jól analizáló könyvvizsgáló jóval ma­gasabb minőségű információhoz juthat.

Még egy tanulságos esetet szeretnék leírni. Egy termelő cég könyvvizsgálónak választott minket, előtte nem volt könyv­vizsgálójuk. Jelentős gépbeszerzések lát­szottak a könyvekben, amiket a könyvelő precíz módon, az aktiválási jegyzőköny­vek alapján üzembe helyezett és ér­ték-csökkenteni kezdett. Látszólag min­den rendben volt: a beszerzési számlák, vámokmányok, szállítólevelek, aktiválási jegyzőkönyvek mind megfelelően alátá­masztották a könyvelést. Amikor azon­ban a helyszínre érkeztem, hogy a ter­melési folyamatokat megismerjem, azt láttam, hogy három nagyméretű gép szép rendben, fóliába csavarva pihen az üzem egy elkülönített sarkában. Ezek a gépek a könyvekben már vígan termeltek, ontot­ták a bevételeket, és ketyegett a terv sze­rinti értékcsökkenésük is.

Ebből és az ehhez hasonló esetekből arra következtettem, hogy két ellentétes tendencia fut egymás mellett:

• mind az ügyfél, mind a könyvvizsgáló egyre kevésbé érzi szükségesnek (vagy inkább megtérülőnek) a személyes je­lenlétet (részben a fent felsorolt okok miatt);

• mind az ügyfélnek, mind a könyvvizs­gálónak egyre inkább elemi érdeke fű­ződik ahhoz, hogy a könyvvizsgáló egy bizonyos szinten belelásson a naturális folyamatokba (termelés, belső ellenőr­zések stb.), hogy azokról érdemi véle­ményt tudjon kialakítani.

Természetesen az ismertetett példa több problémát is felvet, amivel itt nem foglalkozom. Többek között az ügyve­zetés felelősségét, de jól mutatja, hogy egyes közepes és kis cégeknél a könyv­vizsgáló az első és sokszor az egyetlen kontroll a beszámolóban szereplő infor­mációkkal (vagy a könyvelés minőségé­vel) kapcsolatban.

Mindenesetre ez a két ellentétes ten­dencia különböző méretű ügyfeleknél és könyvvizsgálóknál más-más módon fog egymásnak feszülni. Azt gondolom, hogy mindinkább külön fog válni a rutin tranz­akciók és a nem rutin tranzakciók vizsgá­lata – utóbbi alatt értem a jelentős ügy­leteket és a vezetőség általi becsléseket, értékeléseket, az év végi zárási tételeket is. A rutin tranzakciókat ugyanis valóban egyszerű és hatékony lehet az irodából, a számviteli és egyéb adatbázisok felhasz­nálásával, számítástechnikai algoritmusok alapján vizsgálni, ehhez tapasztalt könyv­vizsgálók bevonására sincs szükség.

Azt ugyanakkor továbbra is elkerül­hetetlennek tartom, hogy a nem rutin tranzakciókat egy megfelelő szakmai fel­készültségű, iparági tapasztalattal ren­delkező könyvvizsgáló nézze át, aki az ügyvezetést, illetve a döntéseiket megfe­lelő módon tudja tesztelni, kihívások elé állítani.

A könyvvizsgálati szakmát jelenleg el­sősorban más, a szabályozó oldal felől érkező kihívások foglalkoztatják. Ebben a kettős (külső és belső) szorításban kell megfelelnünk a szakma által támasztott szigorú követelményeknek, az ügyfe­lek növekvő igényeinek, és törekednünk arra, hogy javítsuk a könyvvizsgálatról ki­alakult képet.