A beszámoló megőrzési kötelezettsége

A beszámoló megőrzésével kapcsolatban kérdésként merül fel, hogy kinek kell a cég­információs szolgálatnál közzétett, letét­be helyezett beszámoló eredeti példányát megőrizni?

A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: számviteli törvény) 154. §-ának (7) bekezdése alapján a vállalko­zó a közzétételi kötelezettségének azzal tesz eleget, ha a beszámolót, kötelező könyvvizsgálat esetén a könyvvizsgá­lói záradékot vagy a záradék megadásá­nak elutasítását is tartalmazó független könyvvizsgálói jelentéssel együtt a cég­nyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló törvényben meghatározott módon a céginformáci­ós szolgálatnak elektronikusan megkül­di. A beszámoló közzététellel összefüggő megőrzésének szabályait a cégnyilvános­ságról, a bírósági cégeljárásról és a vég­elszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (a továbbiakban: cégtörvény) 18. és 19. §-ai, valamint a 11/2009. (IV. 28.) IRM– MehVM–PM együttes rendelet (a továb­biakban: rendelet) szabályozza.

A cégtörvény 18. §-ának (5) bekezdé­se határozza meg azt a személyt, aki jo­gosult a beszámoló céginformációs szol­gálat részére történő megküldésére. Esze­rint a beszámolót a cégnek az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 7. §-ának (2) bekezdése szerinti képvise­lője küldi meg a céginformációs szolgá­lat részére. Ez a személy olyan képvisele­ti joggal rendelkező személy lehet, aki a gazdasági társaság vagy egyéb szervezet munkavállalója, illetve tagja.

A cégtörvény 18. §-a (6) bekezdésé­nek az előírása egyértelműen szabályoz­za, hogy a beszámolót beküldő személy köteles az eredeti beszámolót megőrizni.

A rendelet 1. §-ának (1) bekezdé­se alapján a beszámoló beküldésekor a beküldő személy köteles nyilatkozni ar­ról, hogy az elektronikus űrlapon meg­adott adatok a valóságnak megfelelnek, valamint, hogy az elektronikus űrlaphoz csatolt beszámolóban szereplő adatok az elfogadott beszámoló adattartamával egyezőek.

Amennyiben a képviseleti joggal ren­delkező személy egy gazdasági társa­ságnak vagy egyéb szervezetnek a mun­kavállalója, akkor nem a saját, hanem a munkáltatója ügyében jár el, ezért a munkáltató felelőssége, hogy a beküldött beszámoló eredeti példányának tárolásá­hoz szükséges feltételeket biztosítsa. Ez a kötelezettség a munka törvénykönyvé­ről szóló 2012. évi I. törvény 51. §-a (1) bekezdésének az előírásából is követke­zik. Ebben az esetben, teljes mértékben a munkáltató felelőssége az eredeti beszá­moló megőrzési feltételeink a biztosítása.

A munkaviszony megszűnése kapcsán az őrzési kötelezettség és minden ez­zel összefüggésben őrzött anyag a volt munkáltató részére átruházandó. A volt munkáltatót/munkavállalót érintően álta­lánosságban elmondható, hogy a mun­kaviszony megszűnése, megszüntetése esetén a felek egymás közötti kapcsola­tait le kell zárni. Ez magába foglalja azt is, hogy a munkavállaló a munkakörét átad­ja és elszámol; a munkáltató pedig az el­számolás lehetőségét biztosítja.

Amennyiben a gazdasági társaság vagy egyéb szervezet a beszámoló elkészíté­sével és közzétételével egy könyvviteli szolgáltatást végző társaságot bíz meg, és a képviseleti joggal a szolgáltatást végző társaság vezető tisztségviselőjét ruházza fel, akkor a könyvviteli szolgáltatást vég­ző társaság vezető tisztségviselője lesz az eredeti beszámoló megőrzésére kö­telezett.

Amennyiben a vezető tisztségviselő az eredeti beszámoló megőrzésével kapcso­latos kötelezettségének nem tesz eleget és ezzel a megbízónak kárt okoz, akkor a károsulttal szemben a vezető tisztség­viselő a jogi személlyel, azaz a könyvvi­teli szolgáltatást végző társasággal egye­temlegesen felel. Tehát ebben az esetben nem csak a könyvviteli szolgáltatást vég­ző gazdasági társaság, hanem a vezető tisztségviselő felelőssége is fenn áll.

[A számviteli törvény 154. §-ának (7) bekezdése, a cégtörvény 18. és 19. §-ai, az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 7. §-ának (2) bekezdése, a mun­ka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. tör­vény 51. §-ának (1) bekezdése]